Le diagramme de Gantt est un outil destiné à la gestion de projets, qui peut être utilisé dans les entreprises, mais aussi par les étudiants. Il s'agit d'une représentation visuelle d'un projet, du début à la fin, qui met en avant les tâches à accomplir. Afin de vous l'approprier, nous vous en donnons ici la méthode, mais également ses origines, ses caractéristiques, les outils pour le mettre en oeuvre, ainsi que ses avantages et ses inconvénients.
Quelles sont les origines et les caractéristiques du diagramme de Gantt ?
À l’époque où le diagramme de Gantt a été fondé, au début des années 1900, sa seule utilisation était le monde de l’entreprise, et plus précisément de l’industrie. L’objectif était de rendre l’ensemble des tâches à effectuer plus visibles par tous, afin d’améliorer de manière significative les échanges entre les membres d’une même équipe, ouvriers et managers.
Parmi les caractéristiques de base, notons une vision graphique des tâches grâce à des repères temporels. Une ligne horizontale marque la durée. Le tableau ne doit pas être figé, il doit pouvoir évoluer avec le temps ; aujourd’hui il est utilisé certes, dans le monde de l’entreprise, mais aussi par les étudiants et pourquoi pas, les particuliers. Il est souvent représenté grâce à des petites cartes qui sont déplacées au fur et à mesure de l’avancement du projet. Certaines tâches sont dépendantes entre elles, elles sont mises en avant grâce à des flèches, par exemple.
Le diagramme de Gantt : comment ça marche ?
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Les tâches doivent être définies de manière simple et précise, pour que tout le monde puisse le lire facilement. Il est possible, dans le cas de projets plus complexes, de découper les tâches en sous-tâches, et d’attribuer chaque tâche à un membre de l’équipe.
Sur l’axe horizontal, le temps. Sur notre exemple, il s’agit de semaines, mais cela peut aussi être des jours ou des mois. Les couleurs marquent les étapes clés. Le début et la fin de chacune des tâches sont représentés. Il est possible de changer de couleur en fonction de l’urgence de la tâche à accomplir. Le rouge pour quand cela est très urgent, le vert pour quand il est possible de prendre un peu de temps, une autre couleur pour les tâches en retard, etc. Les codes couleur sont importants, parce qu’ils permettent de renforcer la visualisation du projet, et d’identifier de manière plus facile les étapes les plus critiques.
Comment construire un diagramme de Gantt ? - Méthode complète
Tout d’abord, il faut définir les tâches principales qui vont constituer le projet. Quelles sont toutes les étapes qui seront nécessaires pour le mener à bien dans les temps impartis ? Il faut savoir établir une hiérarchie dans les choses à faire.
Ensuite, définir une durée pour chaque tâche, mais en prenant en compte les potentielles difficultés qui peuvent survenir. Tous les projets possèdent une marge d’incertitude, raison pour laquelle, comme nous l’avons dit plus haut, un diagramme de Gantt n’est pas figé. Certaines tâches sont en outre dépendantes des autres, ce qui signifie qu’elles ne pourront pas commencer avant qu’une autre ne soit terminée.
S’il existe des outils pour les réaliser de manière numérique, il est aussi possible d’en faire un en format papier, en utilisant des petites languettes ou cartes que l’on déplace au fur et à mesure. Lorsque le diagramme de Gantt est réalisé pour une entreprise dans le cadre d’un projet, le construire à l’aide d’outils numériques est plus pratique, car il peut ainsi être plus facilement partagé. Parmi les logiciels les plus adaptés, Microsoft Project, ou encore Gantt Project. D’autres outils apparaissent comme étant également intéressant, c’est le cas de Trello ou de Monday et Asana, qui permettent davantage de collaboration sur le projet en cours. Il peut ainsi être partagé et modifié par les différentes parties si besoin.
Quels sont les avantages et les inconvénients du diagramme de Gantt ?
Parmi les principaux avantages, le diagramme de Gantt propose une interface très visuelle, et donc plus facile à mémoriser. Le fait de pouvoir suivre l’avancée d’un projet dans le temps est une source de motivation supplémentaire, les tâches ayant un début et une fin. Par ailleurs, lorsque le diagramme de Gantt est utilisé en entreprise, le réaliser grâce à des outils numériques permet de le partager plus facilement entre les collaborateurs, qui peuvent ainsi annoter ou modifier des données si besoin. Cela facilite la communication, et est donc un meilleur gage de réussite sur le long terme. Enfin, un autre avantage est de pouvoir, grâce à ce type de représentation, mieux gérer les risques qui peuvent survenir. En effet, comme nous l’avons dit plus haut, le diagramme de Gantt permet de mettre en avant les tâches les plus importantes et d’organiser l’ensemble du projet en fonction de ces tâches.
Bien entendu, le diagramme de Gantt possède aussi des inconvénients. Il n’est pas adapté à tous les projets, surtout les plus complexes. Même en divisant les tâches en sous-tâches, il demeure instable pour les projets trop lourds. En outre, le fait de le mettre à jour de manière régulière demande du temps, et surtout, il faut une maitrise évidente de la technologie et des outils utilisés pour que le partage et la compréhension par tous soient optimaux.
Le plus souvent, le diagramme de Gantt est utilisé dans le cadre de la recherche universitaire, pour la réalisation d’un mémoire ou d’une thèse notamment. Dans le monde de l’entreprise, il peut être mis en avant dans la construction par exemple.
Conclusion
Le diagramme de Gantt est par conséquent un outil qui apparait comme étant très pertinent dans certains domaines d’activités. Malgré tout, il rencontre certaines limites, surtout en ce qui concerne les projets les plus complexes. Savoir créer un diagramme de Gantt nécessite d’avoir au préalable bien défini l’ensemble de son projet et des étapes qui le composent. Aujourd’hui plus que jamais, il reste un lien pertinent entre la théorie et la pratique, et favorise la motivation et la communication.