Exemple de problématique et plan de rapport de stage d'un stagiaire en BTS GPME, rédigés sur demande par un tuteur rédacteur de MyStudies, pouvant servir de base à votre rapport.
MyStudies vous accompagne dans la rédaction de votre rapport de stage de BTS
Introduction
- Définition de la #TPE et de la #PME et du rôle du #gestionnaire
TPE (Très Petite Entreprise) : entreprise de moins de 20 salariés
PME (Petites ou Moyenne Entreprise) : entreprise avec des effectifs compris entre 20 et 500 salariés
Gestionnaire : personne à qui la responsabilité de la gestion est confiée au sein de l’entreprise
- Défis que doit relever le gestionnaire et ses missions : gérer les emplois du temps, organiser et planifier tout en tenant compte des contraintes…
Au cours du stage, nous avons dû développer beaucoup de polyvalence : en effet, avec des ressources temporelles limitées, nous devions organiser les emplois du temps et nous organiser de sorte à rentrer dans les délais impartis, à la fois pour remplir nos obligations, satisfaire nos clients, ne pas perdre de prospects prometteurs et assurer une organisation interne convenable ; pour ne citer que certaines des choses pourtant déterminantes pour la #performance de l’entreprise.
- Difficultés auxquelles nous avons pu faire face : contraintes temporelles, multitude de tâches ; priorités à établir.
Ce qui n’a pas toujours été simple : les tâches étaient nombreuses, trop nombreuses pour pouvoir prendre le temps qu’on aurait voulu pour chacune, sans qu’aucune tâche ne soit ainsi délaissée ou bâclée.
Problématique du stage GPME
Au cours du stage, nous avons donc dû relever tous ces défis en tout en faisant face à des contraintes imposées par le calendrier et l’activité. Ainsi, nous avons été amenés à nous demander : comment devons-nous procéder pour établir les priorités et quels facteurs devons-nous prendre en compte ?
Annonce du plan
Nous allons donc, dans un premier temps, présenter les missions et les activités dont nous étions chargés lors de notre stage ; ensuite, nous allons expliciter comment nous en sommes arrivés à la conclusion qu’une analyse aboutissant à la priorisation des tâches s’imposait à nous ; et enfin, nous allons décrire la manière dont nous avons décidé d’effectuer cette analyse.
1. Présentation de notre activité en tant que gestionnaire stagiaire
1.1 Missions confiées
En amont, tout comme une fois arrivés au sein de l’entreprise, notre rôle de gestionnaire nous a bien été décrit et expliqué. C’est à nous qu’allait être confiée toute la gestion de l’entreprise et de l’organisation interne.
1.1.1 #Gestion des emplois du temps
1.1.2 #Planification temporelle
1.1.3 #Organisation
1.1.4 Autres missions : tâches administratives, #analyses, réunions, etc.
1.2 Principales difficultés rencontrées
Ayant accepté de relever ce défi, que nous sommes arrivés à satisfaire, nous avions pourtant été confrontés à une multitude de difficultés, et nous avions ainsi dû adapter notre organisation et nos #processus internes afin de pouvoir y faire face.
1.2.1 Multitude de tâches à gérer : polyvalence, réactivité et adaptabilité requises
1.2.2 Gestion des contraintes temporelles : ce qui nous a amenés à la réflexion : comment allons-nous prioriser nos tâches et notre organisation ?
2. Réflexion sur les priorités à établir et analyse
2.1 Principales interrogations
2.1.1 Pourquoi établir des priorités ? -> En effet, ayant peu de temps pour beaucoup de tâches, et par souci de faisabilité, mais aussi de #rentabilité , nous en sommes arrivés à la conclusion qu’une priorisation s’imposait, et qui devait être faite de manière à maximiser notre utilité à tous ces niveaux et à ne pas nous retrouver avec des obligations auxquelles nous aurions manqué.
2.1.2 Quelles questions se poser ? -> Quel temps allouer à l’établissement des priorités, comment y procéder et quels facteurs prendre en compte ?
2.2 Réponses à ces interrogations
2.2.1 Nous avons fixé des créneaux hebdomadaires en dehors des horaires « d’affluence » pour analyser la situation et planifier ses tâches en les priorisant en fonction des facteurs que nous avions relevés.
2.2.2 Prendre avant tout en compte la #rentabilité : nous avons été amenés à analyser en nous demandant :
- Quelles sont les tâches indispensables ?
- Quels sont les #clients, #prospects, événements, déplacements, etc. les plus rentables (potentiellement) ? afin de pouvoir les classer.
- Quelles sont les tâches les plus chronophages ?
- Quelles sont les tâches les plus urgentes ?
- Quel sont nos moyens, notre budget et nos ressources ?
- En fonction de la situation, de notre entreprise, de notre organisation et de notre équipe, quels sont les autres critères importants que nous pourrions ou devrions prendre en compte ?
3. Effectuer cette analyse
Voici comment nous procédions chaque semaine afin d’effectuer l’analyse évoquée dans le Chapitre 2. :
3.1 Priorités absolues : ce qui est indispensable
Nous avons tout d’abord cherché à placer en haut de la liste ce qui est vraiment indispensable et devait être fait en priorité : signer avec les prospects en cours de #closing, effectuer les formalités légales obligatoires, encaisser les clients, rémunérer les collaborateurs et les fournisseurs… -> Détailler chacune de ces choses.
Ainsi que les tâches qui présentent un cas d’urgence et ne peuvent être remises.
3.2 Analyse de la rentabilité
Tout d’abord, nous devions à chaque fois déterminer ce qui allait être le plus rentable pour notre entreprise, afin de faire passer ceci en premier.
3.2.1 Établissement du budget prévisionnel
3.2.2 Estimation du #bénéfice potentiel pour chaque client, prospect, événement, déplacement, etc. -> Estimer le #CA et les #coûts
3.3 Analyse du temps
Ensuite, il s’agissait d’estimer le temps nécessaire pour chaque tâche, pour pouvoir déterminer l’efficience de chacune.
3.3.1 Dresser une analyse du temps en nous basant sur notre activité passée pour chacune des tâches
3.3.2 Dresser une analyse des ressources financières et autres et des moyens
3.3.3 Juxtaposer le temps passé avec le bénéfice généré par chacune des tâches, afin d’établir un ratio temps/bénéfice et pouvoir classer en fonction de celui-ci
3.4 Analyse des autres facteurs
3.4.1 Analyse des facteurs restants en fonction de la situation, de notre entreprise, de notre organisation et de notre équipe
3.4.2 Établissement du classement final en fonction des priorités déterminées
Conclusion
- Reprise du plan et du développement fait précédemment
En conclusion, nous pouvons dire que, suite aux défis que nous avons dû relever et aux difficultés qui en ont découlé et auxquelles nous avons dû faire face, nous en avions déduit qu’une priorisation des tâches s’imposait à nous. Ensuite, après avoir posé nos problématiques et y avoir répondu, nous avons intégré dans notre processus une analyse hebdomadaire aboutissant à cette priorisation, analyse qui prenait en compte tous les critères pertinents afin de pouvoir établir ce classement au mieux.
- Réponse à la problématique : suite à notre stage, nous avons été amenés à la conclusion que nous devions régulièrement analyser de la sorte, tout en tenant compte de chaque critère que nous avons évoqué, afin de maximiser nos profits tout en répondant à nos obligations légales et éthiques.
- Ouverture sur une autre réflexion : à quel point un mauvais établissement des priorités freine les TPE/PME dans leur croissance ?