Associée à la notion de gestion de projet et de la démarche qualité, la méthode PCDA (Plan, Do, Check, Act) également appelée la roue de Deming est une méthode pratique mise en oeuvre par les entrepreneurs dans le but d'identifier les problèmes ainsi que les solutions leur permettant d'apporter des améliorations à leur entreprise ou à leur produit. Le principe de cette méthode est d'améliorer continuellement les différents problèmes d'une entreprise en suivant une démarche précise axée sur 4 actions successives : Préparer, Mettre en oeuvre, Vérifier puis Agir.
Définition
La roue de Deming (PDCA en anglais) est un outil de travail conçu en 1950 par William Deming qui vise l'amélioration continue des processus d'une entreprise en assurant une gestion de projet et une démarche qualité efficaces. Cette méthode se présente en 4 étapes : Prévoir, Faire, Vérifier puis Réagir, qu'un dirigeant doit suivre successivement et respecter scrupuleusement l'ordre pour améliorer le fonctionnement d'un produit, d'un processus ou encore d'une entreprise.
La méthode de Deming est applicable dans toutes les entreprises ayant une activité ou qui souhaite garantir l'efficacité d'un projet. En effet, les entrepreneurs peuvent l'utiliser dans le but de structurer leur démarche en rapport à un projet notamment si celle-ci ne donne pas satisfaction (sécurité défaillante, problème de qualité...). Le principe de cette méthode est de se baser sur un processus existant puis de l'améliorer en répétant les étapes PDCA pour obtenir un bon résultat.
Le cycle PCDA de Deming est intéressant notamment pour les entreprises qui souhaitent exploiter une nouvelle source de performance. L'aspect global de la roue de Deming offre une méthodologie claire et complète en termes de résolution de problèmes. De plus, elle facilite l'agilité vu que les cycles de la roue sont courts et permettent de se remettre en question. Toutefois, pour ce qui est des situations de crise, la méthode PCDA n'est pas forcément la meilleure solution.
Une
méthode toujours d'actualité, l'expérience et les recherches du chercheur
américain William Deming montrent l'importance du cycle représenté par la roue
pour résoudre d'une manière durable les différents problèmes d'une entreprise.
Aussi, il s'agit d'une occasion pour innover et lancer de nouvelles idées.
Les 4 phases de la roue de Deming
Étape 01 : Planifier, préparer (Plan)
Dans la première étape, l'objectif sera de définir le processus qui doit être développé ou amélioré. Afin de faire un audit d'un projet qui devra être perfectionné, il est nécessaire d'identifier les problèmes à corriger tout en définissant l'objectif à atteindre et les moyens qui devront être utilisés pour cela. Aussi, il s'agit d'une occasion pour l'entrepreneur pour communiquer avec ses équipes et les sensibiliser pour impliquer chaque membre dans le projet. Celui-ci peut recueillir leurs idées en organisant un brainstorming en regroupant divers profils. Les données collectées seront inscrites sur un cahier de charges. Pour cela, dans un premier temps, on peut utiliser la méthode CQQCOQP comme méthode de questionnement afin de se poser les bonnes questions et d'améliorer la conduite du projet. Par exemple, des questions sur les délais, sur l'avancée des missions et des tâches, sur le suivi, sur les compétences requises…
De
manière générale, la première étape consiste à planifier le travail à effectuer
en analysant le problème détecté et en recherchant des solutions qui
permettront de corriger cela. Des indicateurs peuvent être utilisés pour
évaluer les résultats des actions mises en oeuvre et prévoir la réalisation du
projet.
Étape 02 : Faire, mettre en oeuvre, appliquer (Do)
Cette deuxième étape consiste à mettre en oeuvre le planning et les solutions retenues en exécutant les différentes actions définies dans l'étape précédente. Cette phase doit être menée par le responsable et l'équipe chargée du projet effectuera les missions qui lui ont été assignées. Cependant, les ressources et les moyens nécessaires à l'exécution des tâches doivent être mis à la disposition de l'équipe afin d'éviter la suspension du projet.
Comme cité précédemment, les étapes de la roue de Deming sont répétitives. Le chargé du projet peut assigner des tâches assez importantes afin d'agir sur la vitesse et sur la fréquence de réalisation des répétitions. Cela permettra de gagner du temps et permet un meilleur niveau de contrôle. De plus, un projet réalisé rapidement offrira de meilleures prévisions, des ajustements réguliers et un pilotage facile.
Il faut savoir que cette étape est une phase de test pour déterminer l'efficacité des solutions retenues. Après l'implémentation des solutions, des modifications et des ajustements peuvent être nécessaires.
Cette
étape consiste à faire, à exécuter les tâches prévues. Cette étape de
réalisation et de développement correspond à une phase de test, afin d'en
vérifier l'efficacité. Visant à déployer la solution prévue durant la phase de
planification, cette phase de réalisation est ainsi basée sur l'expérimentation.
Étape 03 : Vérifier, Contrôler (Check)
La troisième phase consiste à contrôler l'efficacité des actions mises en oeuvre, en analysant et en mesurant les réalisations puis en les comparant aux objectifs visés. La vérification joue un rôle primordial dans l'amélioration continue puisque cette étape offre une révision des délais, des coûts et des procédures en fonction des résultats obtenus. Il s'agit de la raison d'être de la roue de Deming.
Cette étape permet d'identifier
précisément les points forts et les points d'amélioration. Comparer le résultat obtenu aux objectifs
souhaités permet également de savoir si les données inscrites sur le cahier de
charges sont respectées. Ainsi, dans le cas où les résultats ne correspondraient
pas au plan, il sera nécessaire de mesurer l'écart et comprendre les dysfonctionnements.
En
réalité, l'étape de la vérification consiste à prendre conscience de l'efficacité
d'une action et de ses erreurs afin de mieux prévoir. Cette étape permet d'alimenter
l'expérience en termes de processus d'amélioration continue et empêche les
arrêts et les ralentissements de la roue.
Étape 04 : Agir, corriger, ajuster (Act)
En fonction des résultats obtenus dans l'étape précédente, il faudra apporter des ajustements afin d'améliorer le produit. Une fois que les causes liées aux écarts sont déterminées et les dysfonctionnements corrigés, il faudra prendre des mesures en fonction des leçons tirées. Le but est de modifier le processus pour en faire un nouveau standard.
Cependant, si les
résultats obtenus dans la phase de vérification ne sont pas concluants, on
recommence à la première étape. En effet, étant donné la répétition des étapes,
on repart sur une nouvelle planification pour appliquer d'une manière efficace
la méthode de la roue de Deming.
Il faut noter que les
indicateurs de performances établis au début peuvent être utilisés dans cette
étape. On peut s'appuyer sur ces indicateurs en les réunissant dans un tableau
de bord qui permettra par la suite, d'avoir une vision claire sur les points à
corriger.
Exemple
