En tant que manager ou cadre d'entreprise, il existe des outils de gestion de projet qui aident à mieux gérer les différentes étapes. Ces outils peuvent se regrouper suivant les besoins et les responsabilités de chacun. Ils ont été élaborés afin de suivre l'évolution du projet, corriger les erreurs, maintenir le budget et respecter le cahier des charges. Quels sont les outils d'aide à la gestion d'un projet ?
1. Les outils utilisés dans la phase de conception
Pendant
la phase de conception d'un projet, et après la formulation des objectifs et
des buts. Le concepteur peut déjà appliquer différents outils pour mieux cerner
le rôle de chacun, par où commencer, quelles sont les tâches à prioriser, l'utilisation
des intrants, etc. Dans cette étape, il faut réunir le maximum d'information
possible pour évaluer les risques qui peuvent influencer sur la réalisation
dudit projet. Dans cette phase, il existe différents outils utiles pour faire l'étude
de faisabilité. Parmi ces outils, on retrouve, la matrice Cadre Logique, la
méthode SMART, le logiciel MS Project, l'organigramme des tâches ou WBS (Work
Breakdown Structure), etc.
1.1. La matrice Cadre Logique (MCL)
La
matrice Cadre Logique est un document de travail établi sous forme de tableau
qui affiche l'évolution du projet de la conception à la réalisation. Ce tableau
peut indiquer clairement les objectifs et les buts, ainsi que la finalité de la
réalisation du projet. Il doit ainsi donner les détails sur les besoins du
financement et l'utilisation des ressources. La matrice peut se lire de
différentes manières en suivant une logique verticale ou bien une logique
horizontale. Enfin, le MCL peut servir de document de base dans toutes les
demandes de financement auprès des bailleurs de fonds.
1.2. La méthode SMART
C'est un outil utilisé pour aligner les objectifs définis afin qu'ils suivent une logique SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels). En répondant à ce critère, le projet doit être cohérent avec le financement disponible et exécuté par les meilleurs candidats, tout en respectant le temps consacré au projet.
Lors
de la conception, d'autres outils peuvent être utilisés comme l'organigramme
des tâches et le logiciel Trello.
2. Les outils de planification
La
phase de planification est la partie où chacun doit assumer sa responsabilité.
C'est la phase où le gestionnaire de projet désigne le rôle de chacun tout en
respectant le temps, le délai d'exécution et le budget alloué pour le travail.
Parmi les outils les plus courants se trouvent la méthode PERT, la méthode
Agile, le système Kanban.
2.1. La méthode PERT (Programme Evaluation Review Technique)
La méthode PERT est un outil bien connu pour la planification de projet. Il permet de visualiser les tâches de chacun afin qu'elles soient cohérentes et réalisables dans le temps avec l'outil PERT. Il est possible de déterminer le temps le plus court (chemin critique) pour réaliser le projet. Ensuite le temps le plus probable et le temps le plus long dans le cas où d'autres contraintes influencent l'achèvement du projet.
2.2. La méthode Agile
La méthode Agile permet de décomposer un projet en plusieurs étapes plus courtes dont chaque équipe peut réaliser rapidement le travail qu'on leur a confié. À l'aide des informations collectées auprès du client, notamment la finalité et l'utilisation du produit. Chaque équipe va manoeuvrer ensemble pour répondre aux attentes du client. Elle est surtout utilisée dans la conception d'un logiciel d'entreprises. Elle permet au gestionnaire de remplacer l'équipe défaillante en cas d'erreur.
2.3. L'outil MS Project
MS Project est un logiciel professionnel de planification de projet. Il permet de projeter les tâches et les responsabilités de chacun et de faire un suivi du prochain travail. En remplissant toutes les informations demandées (budget, ressources humaines, temps restant, etc.), il est possible de visualiser l'avancement du projet en utilisant le diagramme de Gantt, la méthode PERT, un classeur Excel, etc.
3. Les outils collaboratifs
La gestion des ressources humaines est très importante dans un projet d'envergure, car la moindre erreur peut handicaper l'achèvement des tâches. Quelles que soient les compétences dont vous disposez, vous devez par-dessus tout partager de façon équitable les membres de votre équipe. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les outils les plus courants tels que la matrice SWOT, la roue de Deming, la pyramide de Maslow, les logiciels Teamwork, Asana et Ntask.
3.1. La matrice SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunities and Threats)
La matrice SWOT est un outil polyvalent qui permet d'identifier la force d'une équipe, ou bien les capacités d'une entreprise à atteindre les objectifs. Elle peut être utilisée dans la phase de lancement d'un produit, d'un service ou d'un projet d'extension d'une unité de production. Cette matrice permet aussi d'identifier les risques et de les contourner pour que l'entreprise puisse réaliser les objectifs.
3.2. La pyramide de Maslow
En se basant sur son concept d'origine, la pyramide de Maslow est un moyen de motiver une équipe. Elle est appliquée pour éviter les baisses de performance dans une équipe. Pour maintenir une force de vente efficace, il ne faut pas durcir le ton, mais jouer un peu le jeu du dirigeant raisonnable. Il peut répondre à la demande du personnel, sans toutefois s'éloigner de l'objectif de l'entreprise. Dans cet outil, on retrouve en bas de la pyramide le volet Besoin de rémunération, suivi du CDI (Contrat à Durée Indéterminée). En 3e position, la relation avec les collègues, suivie de la reconnaissance qui se termine par les besoins en formation.
3.3. Le logiciel Teamwork
C'est un outil qui permet d'améliorer la productivité de chacun suivant l'état d'avancement du projet. C'est aussi un outil de suivi et de contrôle qui permet de voir les réalisations de chaque membre de l'équipe et le temps qu'il a consacré dans son travail. Afin que tout le monde suive le rythme, le manager peut élaborer une campagne de communication auprès des membres.
Plusieurs outils existent en gestion de projet dont les utilisations dépendent des besoins de l'organisation. L'avantage, il est possible de combiner les outils et de les utiliser en parallèle pour plus d'efficacité. Ainsi, chaque phase du projet permet d'utiliser un outil en se référant à ses besoins et en fonction de son budget. En revanche, il existe des outils indispensables dans la conception d'un projet tels que la matrice Cadre Logique, le réseau PERT, la méthode SMART, la méthode Agile, les progiciels MS Project, Asana et NTask.