Aujourd'hui, presque tous les chefs de projet utilisent des diagrammes de Gantt pour représenter sous forme de graphique les projets dont ils sont responsables ; c'est une façon pour eux de mieux en assurer le suivi selon les normes de gestion de projet.
En quoi un diagramme de Gantt est-il utile ?
Un diagramme de Gantt nous aidera à planifier et à gérer les projets de manière beaucoup plus efficace.
Il est très utile notamment pour mesurer le temps et organiser les tâches requises par les différentes phases d'un projet.
Il s'agit d'un graphique à barres qui nous aidera de manière très visuelle à gérer un projet. Aujourd'hui encore, certains préfèrent faire ce type de diagramme sur papier. Cependant, l'utilisation de logiciels informatiques est recommandée car elle nous fera gagner beaucoup de temps lors de l'élaboration des phases des différents projets.
Les différentes étapes pour la création d'un diagramme de Gantt
Pour réaliser un diagramme de Gantt, nous devrons tenir compte les étapes suivantes :
1. Comprendre la structure du projet
L'élaboration du diagramme de Gantt nous aide à planifier et à mettre en oeuvre chaque étape. C'est-à-dire que nous connaissons en détail chaque tâche à accomplir à chaque étape du projet et la façon dont elles sont liées les unes aux autres.
2. Rassembler des informations
Afin de bien planifier chaque tâche du projet, il est nécessaire de rassembler toutes les données sur les processus et les ressources qui sont nécessaires à chaque point du projet. Ces informations seront le point de départ de l'élaboration du diagramme de Gantt.
3. Fixer les délais pour chacune des tâches
Une estimation du temps d'achèvement sera associée à chaque activité. Normalement, dans un modèle de diagramme de Gantt, nous l'indiquons par la longueur des barres horizontales. De cette façon, nous saurons visuellement quelles étapes prennent plus de temps. Notez qu'il s'agit d'une étape très importante. En effet, la question du temps est devenue primordiale pour beaucoup d'entreprises aujourd'hui.
4. Bien planifier les tâches
L'étape suivante consiste à planifier les tâches et à ajuster les délais du projet, ainsi qu'à répartir de manière ordonnée et successive les différentes activités à réaliser. L'un des objectifs du diagramme de Gantt est d'éliminer les temps d'arrêt et de respecter les délais. Le respect des délais ainsi que l'assignation des tâches à chaque collaborateur aideront à mieux travailler et avancer le projet.
5. Mettre toutes les informations et les tâches sur un tableau
Comme pour un puzzle, nous placerons toutes les pièces sur les différentes barres de tâches avec un délai fixe. Cette étape est tout simplement très importante car cela nous permet de voir sur un même endroit l'ensemble du projet.
6. Utilisation des applications informatiques
Comme nous l'avons souligné au début, bien que cela puisse être fait sur papier, il est conseillé d'utiliser un outil numérique. Il nous sera ainsi plus facile d'intégrer les différentes adaptations que le projet subira tout au long de son développement. Un diagramme de Gantt peut très bien se faire sur Excel mais nombreuses sont aujourd'hui les plateformes et entreprises qui proposent des logiciels dédiés.
En définitive, dans la gestion de projet, la création d'un diagramme de Gantt est actuellement un exercice très recommandé. Ainsi, en un coup d'oeil, vous avez le contrôle sur les projets en cours, toutes les tâches à réaliser et le délai dont nous disposons.
Sources :
https://www.gantt.com/fr/creation
https://www.codeur.com/blog/gestion-projet-diagramme-gantt/