La communication est un moyen utilisé pour transmettre des informations entre différents acteurs. En entreprise, la communication peut s'effectuer entre salariés d'une même équipe, entre salariés et responsables hiérarchiques, entre le comité de direction et le reste de l'entreprise, entre le service des ressources humaines et les salariés, etc.
Quoiqu'il arrive, et que cela
soit en entreprise ou ailleurs, la communication peut revêtir des formes
diverses et variées : écrite ou orale, notamment. Elle peut également être
une communication formelle ou une communication plus « hors du cadre »,
davantage informelle. Nous étudierons ces deux types de communication, en
verrons les différences et comment elles se combinent chaque jour en
entreprise.
La communication formelle
La communication formelle est un moyen de transmission des informations de façon officielle, bien établie, transparente. Elle est souvent destinée à tous. Elle émane le plus souvent de la direction de l'entreprise et se destine aux salariés (de l'entreprise dans son ensemble ou d'une division ou d'un service). La communication formelle est souvent stricte, très corporate, émise avec un langage soutenu, officiel. Son côté « formel » est parfois apprécié, parfois critiqué pour son manque de côté vivant, amusant, ludique.
La communication formelle en
entreprise peut prendre la forme de newsletters, de communiqués, de notes de
service.
La communication informelle
La communication informelle en entreprise désigne l'ensemble des communications qui ne sont pas émises dans le cadre formel d'une prise de parole de la part de la direction, par exemple. Il peut s'agir de discussions libres réalisées par les salariés autour d'une pause-café, ou encore de discussions d'équipes suivant la diffusion d'une newsletter officielle et formelle, par exemple.
La communication informelle n'est
pas encadrée. Elle est de fait nécessairement plus libre, moins contrôlée. Les
salariés se sentent plus libres d'exprimer leurs opinions, leurs ressentis,
leurs doutes ou leurs interrogations. La communication informelle est donc
impossible à vérifier et à contrôler par l'entreprise, et de fausses
informations peuvent facilement être diffusées. C'est le cas par exemple dans
le cadre de rumeurs, de « on dit », de craintes de plans sociaux, par
exemple.
La nécessaire combinaison des deux modes de communication
Pour une entreprise, impossible de s'affranchir d'une partie de communication formelle, par exemple concernant les plans de rémunération, d'éventuelles opérations stratégiques de fusions ou d'acquisitions, des annonces d'évolutions de certains salariés, des communications relatives à des changements de sites, etc. Néanmoins, la communication informelle est également importante et précieuse en entreprise. Elle contribue à la vie de l'entreprise, à sa convivialité, et permet également à certains chefs d'équipe d'obtenir des informations cruciales, qu'ils n'auraient jamais obtenues par le biais de la seule communication formelle.
Selon la taille de l'entreprise et sa structure, l'accent sera davantage porté sur la communication formelle ou sur la communication informelle. Une multinationale multisites devra davantage utiliser la communication formelle qu'une PME avec seulement deux bureaux en open-space, où la communication informelle sera clairement reine. Dans toutes les entreprises, combiner habilement communication formelle et informelle est un exercice difficile, mais nécessaire. En ne communiquant pas suffisamment de façon formelle, l'entreprise peut laisser libre cours aux discussions « de comptoir », pas toujours éclairées, parfois erronées, qui sont parfois contre-productives. À l'opposé, communiquer de façon trop formelle peut tendre à distendre le lien entre les différents membres d'une entreprise, et les inciter à prendre davantage de distance avec leur équipe et leur hiérarchie. Trouver un juste milieu est donc la meilleure chose à faire.
La crise COVID-19 a entraîné de profonds bouleversements dans les habitudes de travail de nombreux Français, avec notamment un recours massif au télétravail. Cette nouvelle habitude bouleverse les usages en place jusqu'alors, et notamment les habitudes concernant la communication informelle. Moins de pauses autour de la machine à café, plus d'isolement. Les regroupements étant plus difficiles du fait de la pandémie, une partie de la convivialité en entreprise a disparu, et avec elle les échanges parfois importants et précieux entre membres d'une équipe, entre différentes équipes, entre équipe et direction. En 2020 et 2021, les managers se retrouvent face à de nouveaux défis en matière de cohésion d'équipe et de management de la communication. Il peut être intéressant pendant quelques mois de renforcer l'usage de la communication formelle, de façon à pallier partiellement les manques liés à la communication informelle, rendue plus difficile ces derniers mois.
Quoi qu'il arrive, les directions d'entreprises et les managers d'équipe ne doivent jamais oublier de stimuler les deux modes de communication pour pouvoir couvrir des besoins et des attentes différents, selon les communications à émettre, selon les moments, selon les moyens utilisés. Dans la plupart des cas, les communications sont importantes pour fédérer les équipes, pour transmettre un sentiment de cohésion et d'appartenance, et cela est rendu nettement plus difficile dans le cadre du télétravail généralisé.
Sources :
- En
interne, faut-il une communication formelle ou informelle ?
- Le Blog Madmagz
Com'in- Pourquoi
mettre en place une communication interne formelle ? - Agilytae