La gestion de projet, c'est tout un art. Mal géré, un projet peut vite partir dans le mur et générer des situations de crise à n'en plus finir. Bien géré, c'est synonyme de changements, et de bénéfices pour les parties prenantes. Si vous souhaitez mettre toutes les chances de votre côté, choisir une méthode de gestion de projet ne suffit pas.
Il en existe des dizaines, chacune étant adaptée à une situation précise. Mais il n’y en a pas de meilleure que d’autres.
A vrai dire, ce qui fera vraiment la différence sur un projet, c’est votre attitude et vos capacités à anticiper et à vous adapter.
Avant de vous plonger dans la lecture approfondie des processus d’une méthodologie, voici 10 bonnes pratiques à développer pour votre gestion de projet.
1 - Identifier la raison d’être du projet
Selon l’AFNOR, un projet est « un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques ».
Si l’objectif est mal défini, alors on a toutes les chances que le projet soit un échec. Bien définir le ou les objectifs du projet, c’est LE point le plus important avant même de commencer à planifier.
Et ça se comprend parfaitement.
Si votre projet ne répond à aucun objectif précis, cela veut dire 3 choses :
- Soit le projet n’a aucune raison d’être d’exister. Dans ce cas, il devrait être immédiatement annulé, avant de consommer plus de ressources inutiles.
- Soit l’objectif n’est pas encore défini. Si c’est votre cas, ne commencez surtout pas la phase de réalisation tant qu’on ne sait pas exactement ce que l’on souhaite atteindre.
- Soit l’objectif est flou ou mal défini. Votre devoir, en tant que chef de projet, est de clarifier cela.
Pour vous aider à définir la raison d’être de votre projet, posez-vous les questions suivantes :
1. Que cherchez-vous à accomplir au travers de ce projet ?
2. Quelles sont les problématiques que vous cherchez à résoudre ?
3. Quelle est la proposition et la plus value de ce projet ?
4. Qui va bénéficier des changements apportés par le projet ?
5. Une fois le projet réalisé, qu’apportera t-il de bon aux personnes impactées par celui-ci ?
2 - Cadrer avant de foncer
Maintenant que l’on sait quels sont les objectifs à atteindre, il est nécessaire de cadrer rigoureusement le projet.
C’est une étape souvent sous-estimée, voire bâclée, par les chefs de projet débutants. Et croyez-moi, ils s’en mordent plus tard les doigts.
Concrètement, cadrer un projet, cela signifie :
- De déterminer les résultats attendus, qu’ils soient financiers, organisationnels, sociaux, culturels, etc…
- De fixer les normes de qualité à respecter.
- De lister l’ensemble des livrables (produits physiques et digitaux, documents, …) à fournir dans le cadre du projet.
- D’identifier les contraintes dont il faudra tenir compte : échéances, budget, règles métiers, congés, etc.
- De délimiter précisément le périmètre ainsi que les limites de celui-ci.
Prenons comme exemple un projet de développement d’une nouvelle application comptable pour une entreprise.
En cadrant le projet, nous pouvons déterminer que :
- Nous avons 16 mois pour livrer une nouvelle application fonctionnelle.
- Le budget est de 600 000€ pour l’ensemble du projet.
- Un cahier des charges a été rédigé, afin d’expliquer précisément ce qui est attendu en terme de qualité.
- Les règles d’écriture comptables doivent être prises en compte dans cette nouvelle application.
- Aucun test ne peut être effectué entre le 15 Décembre et le 02 Janvier, pour des raisons de congés.
- Le périmètre du projet consiste à développer de A à Z la nouvelle application.
- Cependant, le paramétrage de l’application et l’import des données historiques ne fait pas partie du projet. Il s’agit donc d’une limite du périmètre.
Plus vous serez précis, mieux ce sera pour la suite.
N’hésitez pas à solliciter les différents acteurs projet au travers de réunions et d’ateliers, afin de vous assurer que vous possédez tous la même vision.
3 - Planifier rigoureusement
Il est grand temps de s’attaquer au planning projet.
Le plus souvent, cela consiste à réaliser un macro-planning pour avoir une vision d’ensemble du projet, puis à faire un diagramme de Gantt pour le détail des tâches à réaliser.
Un diagramme de Gantt, c’est une manière de représenter visuellement la durée de chaque tâche, et leur enchaînement.
Chaque tâche est représentée par une barre horizontale, dont la longueur correspond à la durée de la tâche. La tâche sont ensuite liée entre elles par des flèches, afin d’indiquer l’ordre de réalisation de celles-ci.
Voici un exemple de diagramme de Gantt :
Pour planifier votre projet, il vous faut un certain nombre d’éléments à votre disposition :
- Les tâches à réaliser.
- Une estimation de leur durée de réalisation.
- Les tâches qui sont dépendantes les unes des autres.
- La disponibilité des acteurs qui vont traiter ces tâches.
- La date de démarrage du projet.
- La date de fin souhaitée du projet.
Gardez en tête que les tâches qui ne sont pas liées entre elles peuvent être réalisées en parallèle.
Souvenez-vous également que votre planning peut évoluer, en fonction des indisponibilités des acteurs (congés, maladie, départ, …), mais aussi en fonction du terrain (obstacles rencontrés, nouvelles contraintes à respecter, …).
Enfin, un planning n’est jamais gravé dans le marbre. Il peut se passer mille et une choses sur un projet. Vous devez donc rester ouvert aux changements, et vous adapter tout au long du projet.
4 - Suivre les risques
Un projet, c’est par définition risqué.
Et oui ! On l’a vu plus haut, un projet apporte des changements, et comme tout changement, cela s’accompagne de risques, mais aussi d’opportunités.
Pour gérer efficacement vos projets, suivez vos risques, en procédant en X étapes :
1) Identifiez les risques.
Commencez par lister les risques majeurs (ou critiques) de votre projet. Il peut s’agir de risques économiques, stratégiques, sociétaux, etc… Puis au fur et à mesure de votre avancement, listez les risques de plus en plus précis et opérationnels.
2) Attribuez une probabilité de survenance.
Un risque, c’est un événement incertain qui pourrait se produire dans le futur. Certains ont de grandes chances de se produire, d’autres un risque faible voire négligeable. Pour chaque risque, inscrivez un pourcentage de chance que ça se produise, ou une note, par exemple de 1 à 5 (1 étant improbable, et 5 très probable).
3) Indiquez l’impact de chaque risque.
Partons du principe que le risque va se produire. Quelles en seraient les conséquences pour votre projet, pour vous, pour votre société, pour votre client ? Vous pouvez soit l’estimer de façon macro avec des notes de 1 à 5 (5 étant le plus critique), soit tenter de mesurer l’impact financier du risque s’il devait arriver.
4) Consignez ces informations par écrit.
Compilez toutes ces informations dans un registre des risques, qui vous permettra de piloter efficacement vos projets.
5) Choisissez une réponse pour chacun de ces risques.
Enfin, il vous reste à déterminer quel est votre plan d’action pour chacun de ces risques et éviter qu’ils ne se produisent. Un risque avec peu d’impact et une probabilité de survenance faible peut être accepté en l’état. Au contraire, un risque probable avec une criticité élevéee devra être traité. A vous de trouver comment diminuer l'impact du risque, ou comment faire en sorte qu'il ne se produise pas.
Identifier et suivre les risques, ce n’est pas quelque chose que l’on fait une fois au démarrage du projet et que l’on oublie.
C’est un travail constant, tout au long du projet.
En effet, certains risques peuvent disparaître, d’autres apparaître, la probabilité de survenance ou encore l’impact peuvent également évoluer en fonction de ce qui se passe pendant le projet.
Vous devez donc maintenir une attention de tous les instants sur les risques de vos projets.
Pour faciliter la priorisation de vos risques, appuyez-vous sur une matrice des risques.
https://www.etudes-et-analyses.com/blog/gestion-de-projet/matrice-risques-02-12-2022.html
5 - Prendre en compte les contraintes, prérequis et dépendances
Afin d’établir un plan d’action efficace et un planning cohérent, vous devrez tenir compte d’un bon nombre d’informations, que sont les contraintes, les prérequis et les dépendances.
Mais si vous vous attendez à ce qu’on vous serve les informations sur un plateau, vous allez être déçus !
C’est tellement « évident » pour la plupart d’entre nous que nous ne pensons même pas à les évoquer.
Votre rôle, c’est alors de tirer les vers du nez de vos interlocuteurs, pour comprendre quelles sont les contraintes à respecter sur votre projet.
Voici par exemple quelques contraintes à respecter :
- Période de congés ou d’indisponibilité des clients à prendre en compte.
- Interdiction absolue de faire des migrations ou des changements, par exemple entre Noel et le jour de l’An.
- Contraintes juridiques et réglementaires à respecter.
- Contraintes imposées par le client.
- Contraintes spécifiques métier, pour limiter au maximum les perturbations induites par le projet.
- D’autres projets qui doivent être réalisés, avant de démarrer ou de finir celui-ci, etc…
En plus de ces contraintes, vous devrez également déterminer quelles sont les dépendances qui existent entre les différentes actions que vous devez accomplir.
Par exemple, avant de construire les murs d’une maison, vous devrez couler les fondations. Il existe donc une dépendance entre la tâche A « couler les fondations » et la tâche B « monter les murs ». La tâche B ne peut donc pas démarrer tant que A n’est pas terminée.
Ces dépendances conditionnent l’ordre de réalisation de vos tâches, et donc votre planning projet. Il est primordial de correctement les identifier et les anticiper.
Appuyez-vous sur votre équipe projet pour identifier l’ensemble de ces éléments.
6 - Arrêter de croire que les estimations sont des prédictions
Tous les jours, lorsqu'on scroll sur LinkedIn, on tombe systématiquement sur un post qui confond estimations et prédictions.
Pour certains, elles indiquent précisément le temps nécessaire pour accomplir un projet.
Pour d’autres, elles ne servent à rien puisque les chiffres annoncés diffèrent toujours de ce qui est réalisé au final.
La vérité, c’est que ces deux camps ont tord.
Par définition, une estimation n’est pas gravée dans le marbre. Il ne s’agit ni d’une prédiction, ni d’un engagement ferme et définitif.
Voyez plutôt ça comme une base de travail, vous permettant de construire votre planning et votre plan projet.
Sans estimations, il est en effet impossible de déterminer le temps de réalisation d’une tâche ou la durée globale espérée du projet.
Au démarrage du projet, les estimations sont souvent imprécises et peuvent avoir de grosses marges d’erreurs. Mais plus on avance dans le projet, plus on en apprend, plus on maîtrise les risques, et plus nos estimations deviennent précises.
La prochaine fois que l’on vous demande une estimation, n’avancez pas un chiffre seul :
1) Précisez à votre interlocuteur qu’il s’agit d’une estimation, avec tout le degré d’imprécision que cela comporte.
2) Donnez une marge d’erreur, qui permettra d'absorber les impondérables et autres imprévus. Par exemple, votre estimation peut être de 30 jours, plus ou moins 10%.
3) Enfin, indiquez votre niveau de confiance. Sur un projet risqué ou incertain, baissez votre niveau de confiance. Au contraire, si vous maîtrisez le processus, vous pouvez accorder plus de crédit à vos estimations.
Concernant votre planning projet, la bonne pratique est de toujours vous réserver une marge (ou un tampon), afin d’absorber d’éventuels retards, sans pour autant décaler la date de fin de votre projet.
7 - Ne pas sous-estimer l’aspect budgétaire
La gestion du budget, ça passe souvent à la trappe. Et c’est une grave erreur. Qui plus est très répandue chez les chefs de projet, débutants comme expérimentés.
Quand on pense suivi de projet, on pense souvent au fait de s’assurer que le projet sera délivré en temps et en heure. Respecter les échéances fixées, c’est bien normal. Mais ce n’est pas suffisant pour s’assurer de l’efficacité et du succès du projet.
Vous devez également vous assurer que le budget qui vous a été attribué va bien être respecté.
Concrètement, cela veut dire plusieurs choses :
- Définir précisément comment et quand le budget va être consommé.
Pour définir un budget, il faut connaître précisément les postes de dépenses, et surtout quand les sommes vont être nécessaires. En effet, vous n’allez pas réserver du matériel au démarrage du projet et le payer tous les mois si c’est pour l’utiliser 6 mois plus tard.
- Anticiper le déblocage des fonds.
Puisque vous savez quand il est nécessaire de débloquer les fonds, n’attendez pas le dernier moment pour le faire. Prenez de l’avance, notamment si des validations et signatures sont nécessaires.
- Suivre les dépenses et faire attention au moindre écart.
Le budget et les dépenses, cela se contrôle au quotidien. Le moindre écart devrait vous faire réagir, pour vous assurer que ce n’est que passager et pas une tendance de fond qui va faire exploser votre budget.
- Faire des projections pour voir l’évolution du budget dans le temps.
Enfin, réalisez des projections de votre budget sur la base des informations à votre disposition à un instant t, pour vérifier où vous atterrirez à la fin de votre projet.
Vous pensez que votre projet est différent, et qu’il n’y a aucun besoin de prestations, ni d’achat de matériaux, et qu’il n’y a donc pas besoin de suivre votre budget.
Comprenez néanmoins que temps = argent.
Tout est budget sur un projet.
Et si vous ne deviez retenir qu’un seul indicateur de performance pour votre projet, c’est la consommation de votre budget.
Prenons un exemple pour bien illustrer ce point :
- Antoine est un développeur informatique et doit intervenir sur la tâche A pour une durée estimée de 3 jours.
- Il coûte 300€ par jour à la société. On parle alors de TJM interne (Tarif Journalier Moyen).
Si Antoine met 3 jours à réaliser la tâche A, il coûte alors : 3 x 300 = 900€ à la société.
Si il met 1 jour supplémentaire pour finir la tâche, il coûtera alors 1 200€.
On peut donc très bien mesurer les retards sur le projet en euros.
8 - Tenir ses engagements
« Je vous envoie ça sans faute d’ici ce soir ».
Savez-vous le nombre de fois où cet engagement a réellement été tenu ? ça se compte sur les doigts d’une main.
En gestion de projet, il y a une règle simple : Faire ce qu’on dit, et dire ce qu’on fait.
Si vous prenez un engagement, tenez-le coûte que coûte. Et avant de le prendre, assurez-vous surtout que vous êtes en mesure de le tenir.
Pourquoi c’est important ?
Car la perception de votre interlocuteur prévaut sur la qualité du travail que vous fournissez.
Tenir vos engagements, cela montre que vous êtes rigoureux et que vous êtes une personne de confiance. Quand vous annoncez quelque chose, on peut vous croire sur parole. Car on sait que vous serez au rendez-vous.
Inversement, lorsque vous remontez un problème, on sait que ce n’est pas des paroles en l’air, et que vous avez de bonnes raisons de le faire.
Sur des projets complexes, tenir vos engagements peut vraiment faire la différence, et le succès d’un projet peut parfois se jouer à ça.
9 - Communiquer au quotidien
La clé en gestion de projet, c’est de communiquer.
Aussi bien avec l’équipe projet qu’avec les parties prenantes.
En bref, un chef de projet efficace doit communiquer sur une base régulière avec l’ensemble des personnes impliquées dans le projet, et impactées par celui-ci.
Pour plusieurs raisons :
- Se coordonner en tant qu’équipe.
Un projet c’est avant tout un travail d’équipe. Et si on ne se coordonne pas, chacun fait comme il l’entend, et on fonce droit dans le mur. C’est d’autant plus le cas si vos tâches ont des dépendances avec d’autres tâches, gérées par d’autres personnes.
- Se tenir informé de l’avancement des tâches et du projet.
Pour suivre efficacement l’avancement du projet, vous devez sonder activement votre équipe, pour avoir des remontées terrains. N’attendez pas que l’on vous fasse signe. Fixez des règles de communication claires et connues de tous.
- S’assurer que tout le monde avance dans la même direction.
Ce qui est évident pour vous ne l’est pas forcément pour les autres. Une information peut être mal interprétée pour tout un tas de raison. La définition associée à un mot peut changer en fonction des personnes. Communiquer permet de s’assurer que tout le monde comprend la même chose et avance dans le même sens.
- Partager le même niveau d’information.
Il n’y a pas que le chef de projet qui doit avoir accès aux remontées projet. Pour que l’ensemble des acteurs soient efficaces, ils doivent tous avoir accès au même niveau d’information. Et c’est votre rôle de faciliter cela.
- Remonter les alertes et les risques.
Communiquer, ça sert aussi à partager les mauvaises nouvelles, et à trouver des solutions pour contourner les obstacles, solutionner les problèmes et continuer à avancer.
Gardez en tête que l’efficacité du chef de projet ne se joue pas seulement sur les méthodes et outils utilisés, mais bien sur les compétences sociales et la qualité de vos communications.
En gestion de projet, il y a un adage qui revient souvent (et que j’ai systématiquement vérifié sur le terrain) : on peut vous reprocher de ne pas avoir assez communiqué, mais on ne vous reprochera jamais de trop communiquer.
Alors la prochaine fois que vous embarquez sur un projet, prenez le temps de dresser un plan de communication.
10 - Clôturer proprement avec un bilan
Ça y est ? Vous venez de terminer la dernière tâche du projet ?
Ne célébrez pas trop vite, tout n’est pas encore terminé.
Il vous reste à clôturer proprement votre projet. Et oui, il s’agit bien d’une phase projet à part entière.
Pour clôturer un projet, vous devrez donc :
- Terminer les contrats en cours.
Si vous avez des contrats encore en cours avec des prestataires, c’est le moment de les clôturer juridiquement. De la même façon, c’est le moment de rendre le matériel loué afin de terminer les contrats de location.
- Déclencher les derniers paiements en attente.
Vous n’avez pas payé l’intégralité des sommes dues à vos fournisseurs et prestataires ? C’est alors le bon moment pour faire le point avec eux et régulariser cette situation.
- Vérifier que l’ensemble des livrables ont été fournis et que les objectifs sont tous atteints.
Avant de crier victoire, assurez-vous que tout ce qui a été promis a bien été réalisé et livré. Si ce n’est pas le cas, alors votre projet n’est pas terminé et vous êtes sûrement passé à côté d’une étape.
- Vous assurer de la satisfaction du client.
Fournir les livrables définis n’est pas suffisant. Ceux-ci doivent respecter les critères de qualité définis au démarrage du projet. Assurez-vous auprès du client ou des utilisateurs finaux que cela correspond bien à leur besoin et qu’il n’y a pas besoin de modifications.
- Envoyer le GO pour facturation.
Le client est satisfait ? Il est maintenant temps d’envoyer la dernière facture.
- Faire le bilan sur ce qui a fonctionné / moins bien fonctionné.
Enfin, il vous reste à faire le bilan de votre projet, tant en termes de données quantitatives (respect des échéances, temps passé, respect du budget) qu’en éléments qualitatifs (satisfaction client, efficacité des méthodes et outils employés, appréciation des résultats du projet)
Tout cela vous amènera à l’organisation d’une dernière réunion, afin de clôturer officiellement votre projet.
Ce sera l’occasion de faire un retour d’expérience, de revenir sur les points forts et points faibles, de partager les résultats obtenus, de remercier l’ensemble des acteurs pour leur travail et d’enfin célébrer votre succès.