Le BTS GPME, qui signifie « Brevet de Technicien Supérieur en Gestion de la Petite et Moyenne Entreprise » est une filière universitaire post baccalauréat. Ce BTS prépare et forme les étudiants aux diverses responsabilités dans une petite ou moyenne entreprise. Réaliser une fiche de communication écrite fait partie des épreuves de ce BTS. Nous vous expliquons ici la composition d'une fiche de communication écrite, avec des astuces pour réussir cette fiche.
La définition d’une fiche de communication écrite
Une fiche de communication écrite consiste à une synthèse écrite ou un document récapitulatif structuré ayant pour objectif de transmettre des informations précises et importantes. En effet, il existe plusieurs types de fiches de communication écrite tels que : un rapport, une note de service, un compte rendu ou un courrier professionnel. Le but capital ici est de garantir une interaction fluide, indépendamment entre les services d’une société ou avec les collaborateurs d’extérieur.
La pertinence de la communication écrite pour le BTS GPME
La communication écrite opérationnelle est conçue pour maintenir la performance d’une entreprise. Elle fait donc partie des éléments qui interviennent dans la productivité et la mise en valeur de son image.
Transmission des données
Dans le contexte de la gestion d’une petite ou moyenne entreprise (PME), la correspondance par écrit est la plus adaptée pour le partage de données importantes. En guise d’exemple, quand il est question de communiquer avec les collègues sur l’évolution de processus, des objectifs à réaliser ou du chiffre d’affaires, une fiche précise et bien structurée peut aider à éliminer les incompréhensions. La lucidité et le détail des renseignements sont cruciaux afin d’assurer que tous les collaborateurs sont informés et concordants.
L’expertise ou la qualité professionnelle
La communication écrite permet de représenter le professionnalisme d’une entreprise. Un rapport écrit bien organisé, clair et sans-faute d’écriture montre la diligence et l’importance d’une entreprise. Il peut également améliorer sa fiabilité envers des clients et associés. Dans un contexte compétitif, la présentation professionnelle d’une fiche de communication peut contribuer à avoir une réputation positive. Ce qui signifie que le fait de réaliser cette fiche de façon ordonnée et compétente peut influencer favorablement la manière dont une société est interprétée par des gens externes.
La prise de décision
Les fiches d’informations sont régulièrement utilisées pour les prises de décisions. Qu’il s’agisse d’un compte rendu d’activité ou une proposition d’affaires, la limpidité des renseignements ou données exposés a un impact sur les décisions organisées de l’entreprise. Les responsables de la prise de décision se basent sur ces fiches d’informations pour étudier des circonstances, estimer les résultats ou établir un plan d’action à venir.
Les facteurs déterminants d’une fiche de communication écrite
Ce type d’échange écrit doit intégrer les informations importantes afin de transmettre un communiqué précis et performant. Les facteurs clés déterminent les intentions de la communication, la clientèle visée, ainsi que les idées centrales à discuter afin d’assurer une appréhension maximale.
Plan cohérent
Une fiche de communication écrite doit se conformer à une structure ou plan rationnel, à savoir le modèle suivant :
- L’intitulé : il faut préciser exactement le titre de la fiche. Cette dernière doit être renseignante et succincte afin de capter l’intérêt du lecteur.
- L’introduction : il est nécessaire d’expliquer de manière concise le cadre et les finalités du rapport. Ce qui permet aux lecteurs de saisir rapidement la valeur des informations dans la fiche.
- Le développement : il est utile de détailler les renseignements, en employant des titres secondaires si c’est utile. Il faut structurer logiquement les concepts pour une lecture simplifiée.
- La conclusion : il faut résumer les éléments fondamentaux et, si nécessaire, suggérer des mesures tangibles. Cela contribue à l’éclaircissement des exigences et les étapes suivantes.
- Les annexes : si nécessaire, n’oubliez pas d’insérer des données supplémentaires. En effet, ces annexes peuvent présenter des informations accessoires ou des figures qui pourraient enrichir le document.
La transparence et la concision
Pour transmettre les informations, il faut employer une expression plus courante et accessible. Ne jamais utiliser un langage abscons ou un discours pompeux et optez pour des énoncés succincts. Toutefois, la concision est importante pour capter la vigilance du lecteur et garantir une meilleure perception des informations essentielles. Ainsi, une transmission efficace consiste à ne pas tourner autour du pot et aller à l’essentiel du sujet.
L’adaptation au public visé
Il faut savoir reconnaître votre cible et approprier votre écriture ou langage en conséquence. Une correspondance attribuée à des cibles commerciales sera distincte de celle conçue pour les partenaires, coéquipiers ou les chefs. Par exemple, dans une fiche réservée aux clients ou communication externe, il faut utiliser une expression plus formelle et courtoise. Par contre, dans une communication interne, il est préférable d’employer un style de langage plus informel et familier.
La vérification des fautes d’orthographe et de grammaire
Dans une fiche de communication écrite, les fautes d’écritures sont à éviter. Il faut considérer les dispositifs de révision ou de correction et faire une relecture à maintes reprises avant de la terminer. En effet, cette étape est nécessaire afin d’échapper aux erreurs significatives en termes de fiabilité et de perception.
Modèles de fiches de communication écrite
Les deux exemples ci-dessous vous montrent les différents styles de fiches de communication écrite pour la gestion de petite et moyenne entreprise :
Modèle 1 : Note de service
Titre :
Note de service sur la mise en œuvre du travail à distance collaboratif.
Introduction :
En raison de la nouvelle résolution de l’administration d’implémenter le télétravail dans notre société, cette note a pour objectif de détailler les procédures d’installation.
Développement :
- Buts : optimiser l’adaptabilité ou l’agilité des membres du personnel ainsi que leur bien-être ;
- Critères : Les travailleurs peuvent opérer à domicile une fois chaque semaine de travail, sous la restriction de confirmation par leur superviseur ;
- Bilan : une observation sera effectuée tous les deux mois afin d’analyser le résultat de ce nouveau système.
Conclusion :
Nous nous fions à votre collaboration pour faire de cette résolution un progrès réussi. Votre engagement est crucial pour assurer que le télétravail soit favorable et constructif autant pour le personnel que pour l’entreprise.
Modèle 2 : rapport d’activité
Titre :
Bilan d’activité du deuxième semestre.
Introduction :
Ce compte rendu présente les produits de notre travail durant les six derniers mois de l’année. Ceci a été formulé dans l’intention de montrer une vision globale des résultats et exploits de l’entreprise.
Développement :
- Résultats significatifs : le taux de croissance du chiffre d’affaires a évolué de 30% par rapport à l’année dernière. Ce pourcentage démontre un progrès stable en dépit de la situation économique complexe ;
- Projets en développement : introduction de la nouvelle collection d’articles, préparée pour le mois suivant. Cette mise en œuvre représente le composant clé de notre plan de progression ;
- Problèmes rencontrés : insuffisances des ressources naturelles ou matériaux bruts. Ce qui nécessite des révisions dans la fabrication. À l’heure actuelle, nous coopérons ensemble à mettre en place de nouvelles collaborations afin de renforcer nos stocks.
Conclusion :
Les données sont prometteurs, par contre des démarches sont utiles afin de dépasser les difficultés ou problèmes diagnostiqués. Nous devons poursuivre l’innovation et l’adaptation aux progrès du marché.